Internal Audit

Tujuan utama dari pelaksanaan kegiatan audit internal adalah untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan transaksi uang dalam perusahaan yang kamu miliki. Bila kamu masih ingat peristiwa krisis keuangan global pada tahun 2008 yang bermula di negara Amerika Serikat dimana salah satu perusahaan yang bangkrut adalah perusahaan Lehman Brothers. Perusahaan keuangan ke-4 terbesar di negara Amerika Serikat itu berdiri pada tahun 1850.

Jatuhnya Lehman Brothers
Penyebab bangkrutnya perusahaan Lehman Brothers ini adalah dilanggarnya kebijakan internal penggunaan keuangan. Salah satu pelanggaran keuangan yang ditemukan saat itu adalah para eksekutif perusahaan memperoleh gaji yang tinggi di saat perusahaan mengalami permasalahan keuangan. Lebih daripada itu, terjadi manipulasi angka-angka dalam laporan keuangan yang ilegal, tidak etis dan sangat tidak profesional dalam pelaksanaan transaksi perusahaannya.  Hal ini terjadi karena dilanggarnya proses audit internal. Selain menemukan pelanggaran, banyak alasan penting lain dilakukannya audit internal yang mungkin belum kamu ketahui. Sebelum kita lakukan pembahasan satu per satu, mari kita bicarakan dulu aspek lain dari audit internal.

Apa itu Audit Internal Keuangan?
Audit internal keuangan adalah pemeriksaan & evaluasi laporan keuangan untuk memastikan data keuangan yang ditunjukkan benar serta akurat berdasarkan catatan transaksi yang diakui. Fokus utama audit internal adalah pemeriksaan untuk kebenaran seluruh laporan pemasukan & pengeluaran sehingga kamu sebagai pemilik bisnis & pihak perpajakan mengetahui kondisi finansial usaha tersebut.
Laporan audit internal yang dihasilkan kemudian diinformasikan kepada: 
1. Anggota direksi
2. Para manajer
3. Pemangku kepentingan lainnya
Selanjutnya, laporan tersebut akan diperiksa untuk keakuratan data serta penilaian efektivitas sistem keuangan internal yang sedang berjalan. Frekuensi audit internal bergantung dari setiap perusahaan, namun disarankan dilakukan paling lambat setiap bulan.
Tujuan utama audit internal keuangan adalah untuk melakukan deteksi & koreksi lebih dini kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Mengapa Audit Internal Penting?4 Alasan penting dilakukannya audit internal, diantaranya sbb :
1.   Memastikan informasi transaksi keuangan yang diberikan telah benar serta mengikuti ketentuan standar akuntansi.
2. Memastikan seluruh ketentuan hukum & pajak dipatuhi untuk mencegah dilakukannya pemeriksaan dari Kantor Pajak atau pihak berwenang lainnya yang dapat timbul bila ditemukan indikasi kecurangan atau kesalahan informasi yang disampaikan kepada investor atau publik.
3. Informasi kepada kamu misalnya selaku sebagai pemilik usaha tentang bagaimana berjalannya bisnis perusahaan dan bagaimana meningkatkannya.   
4. Pengetahuan soal kekuatan dan kelemahan keuangan perusahaan yang kamu miliki.

Siapa saja pihak yang dapat melakukan Audit Internal?Audit internal dapat dilakukan sendiri oleh kamu sebagai pemilik usaha bila usaha kamu masih relatif kecil jenis usahanya dan kamu masih bisa menyisihkan waktu.
Bila usaha kamu sudah besar, pelaksanaan audit internal harus kamu delegasikan kepada departemen audit internal yang berasal dari dalam internal perusahaan kamu sendiri.

Departemen internal audit bertanggung jawab untuk:1.  Memantau prosedur dan akurasi penyimpanan data dan fungsi akuntansi dalam perusahaan secara detail. 
2.  Membuat & mengimplementasikan prosedur audit internal.
3. Melakukan pengontrolan serta memantau seluruh area bisnis yang menyebabkan terjadinya transaksi & pencatatan keuangan.
4. Melakukan koreksi segala kekurangan yang dibuat oleh pelaksana & pencatat operasional keuangan perusahaan.
Di samping itu, kegiatan audit dapat juga dilaksanakan oleh pihak luar yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP) untuk semakin memberi kepercayaan dan memperkuat independensi dari hasil laporan audit.

Apa Saja Persiapan Untuk Kegiatan Audit Internal?
1 Persiapkan Seluruh Data Transaksi – Dokumen Fisik & Elektronik
Pastikan usaha kamu memiliki data yang cukup untuk kegiatan audit internal. Data yang dibutuhkan adalah dokumen kertas & sumber data elektronik yang mencatat transaksi bisnis perusahaan. Data ini diperlukan sebagai jejak rekam untuk melacak angka-angka dari jurnal buku besar terhadap kebenaran transaksi yang terjadi di lapangan. Selanjutnya, data lengkap terdokumentasi akan memberikan gambaran menyeluruh kronologis langkah-langkah yang sudah diambil saat memulai & mengakhiri transaksi. Setiap transaksi harus memiliki dokumen pendukung dengan penjelasan relevan. Coba perhatikan, apakah praktek akuntansi yang sedang berjalan beserta bukti yang tersedia memungkinkan kamu untuk menelusuri proses transaksi keuangan secara tuntas? Bila tidak, proses akuntansi kamu harus diperkuat untuk menciptakan audit internal akuntansi yang cukup.
Sebagai contoh :
a. Bila Anda membeli barang dari pemasok, temukan bukti yang berkenaan dengan transaksi (seperti nota), temukan transaksi dalam akun yang seharusnya (sepert akun biaya atau akun hutang), dan identifikasi jenis transaksinya (pembelian barang dari pemasok). Jika masih dirasakan kurang dapat dilakukan dengan menghubungi pihak vendor untuk mengetahui kebenaran transaksi dengan jumlah yang nilainya cukup signifikan.
b. Bila kamu menghabiskan Rp1.000.000,- untuk biaya perjalanan bertemu dengan seorang klien baru di dalam kota. Pencatatan yang dilakukan bukan cuma mengenai transaksi perjalanannya, namun juga tujuannya yaitu mendapatkan klien baru. 
Gunakan software akuntansi untuk menciptakan jejak audit akuntansi elektronik dalam bisnis kamu. Dengan menggunakan software akuntansi untuk mencatat aktivitas keuangan usaha, memungkinkan kamu untuk menyimpan dan menganalisa data keuangan dengan mudah.

2. Tinjau Ulang Ketentuan Penyimpanan Dokumen Yang Ada
Segera tinjau ulang ketentuan penyimpanan dokumen kamu. Seluruh informasi keuangan kamu harus disimpan dengan aman, terorganisir & mudah jika dilakukan pencarian. Seluruh informasi relevan, seperti rekening koran bank, giro atau cek yang dibatalkan & struk belanja tunai harus disimpan hingga periode pelaporan. Memiliki informasi yang tersimpan dan setiap waktu mudah diakses akan membantu dan mempermudah kamu untuk menyelesaikan persoalan atau perbedaan perhitungan yang muncul.

3. Pelajari Alur Transaksi Perjalanan Dokumen Hingga ke Bagian Keuangan
Coba kamu telusuri sejenak alur dokumen dari awal pengajuan hingga sampai ke tangan personel keuangan. Langkah pertama dalam melakukan audit internal keuangan dalam bisnis kamu adalah mengumpulkan dokumen finansial seperti : 
a. Nota, 
b. Tanda terima, 
c. Struk, 
d. Kuitansi, 
e. Rekening Bank 
Kemudian menyerahkan ke akuntan atau bagian keuangan untuk diproses. Bila proses ini lambat atau tidak dapat dipercaya, maka data keuangan kamu akan berantakan dan tidak dapat dipercayai keakuratannya. Bila kamu bekerja untuk diri sendiri, audit internal menjadi mudah karena tugas kamu hanya memastikan kamu sudah menerima data transaksi keuangan lalu memproses dengan cepat serta teratur untuk memastikan data sudah terkini.

4. Ciptakan Sistem Monitor Untuk Kontrol Keuangan Internal Perusahaan
Kontrol keuangan internal adalah praktek yang memproteksi penipuan, pencurian & persoalan internal akuntansi lainnya. Ini adalah prosedur yang dipakai bisnis untuk memastikan aset kamu aman & informasi kamu akurat.
 
Beberapa sistem monitor yang dapat kamu pakai:
a. Pisahkan tugas akuntansi sesuai porsinya masing-masing. 
Misalnya : Jangan perbolehkan pihak atau orang yang sama menangani kas serta pembukuan, karena hal ini memudahkan terjadinya penyalahgunaan.
b. Brankas harus selalu dalam keadaan terkunci bila tidak digunakan, dan kunci diserahkan kepada pihak yang dipercaya serta bertanggung jawab terhadap brankas.
c. Software perusahaan dan komputer perusahaan selalu terproteksi password oleh PIC masing-masing yang ditunjuk.
d. Gunakan kamera CCTV untuk memonitor kontrol keuangan internal di usaha retail.
e. Lakukan rekonsiliasi akun secara teratur seperti rekonsiliasi rekening bank dengan buku giro atau cek, untuk memastikan update data keuangan.
f. Nomori dokumen untuk mencegah duplikasi.
g. Sebagai tambahan, pastikan pengeluaran biaya realistis & tidak berlebihan khususnya untuk biaya konsumsi, biaya perjalanan & biaya hiburan atau entertainment sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

5. Perhatikan Hukum Akuntasi dan Pajak Yang Harus Dipatuhi Bisnis Kamu
Untuk kebutuhan pajak, secara hukum kamu diminta untuk menyimpan lengkap seluruh dokumen keuangan. Menyiapkan dokumen keuangan sesuai dengan ketentuan hukum mempermudah audit internal dari kantor pajak bila terjadi kegiatan pemeriksaan oleh petugas pajak. Ikuti ketentuan hukum pajak seperti menyimpan data akuntansi minimal selama 5 tahun. Dengan ini kamu sudah memiliki proses untuk merespon kantor pajak atau pihak luar lainnya. Untuk menemukan hukum apa yang berkenaan dengan usaha kamu, carilah informasi dari konsultan pajak resmi.

Bagaimana melakukan audit?
1. Gunakan Praktek Audit Yang Diterima Dalam Industri Tersebut

Praktek audit yang benar harus membantu kamu sebagai panduan awal untuk menjalankan audit internal akuntansi. Hal ini bisa dilakukan sesudah berkonsultasi dengan konsultan pajak atau akuntan publik. Hasil yang didapat kemungkinan besar sejalan dengan ketentuan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku. Standar Perikatan Audit (SPA) adalah standar audit yang paling umum dipakai untuk mengaudit perusahaan swasta. Pelajari kebijakan SPA saat menjalankan audit internal kamu. SPA adalah ketentuan dan standar dasar yang dipakai saat melakukan audit. Walaupun pedoman ini biasanya dipakai auditor profesional, mempelajari prinsip-prinsipnya memberi panduan berharga untuk melakukan audit internal di perusahaan kamu.

2. Periksa Silang Setiap Bagian dari Sistem Akuntansi Kamu
Tinjau ulang setiap aspek di mana informasi akuntansi kamu dimasukkan, termasuk jurnal, buku besar dan saldo setiap akun. Saldo akun harus diperiksa berkala, daripada hanya sebelum menyiapkan trial balance (neraca saldo) di akhir periode akuntansi. Pastikan setiap data input terkait tepat dengan elemen sistem akuntansi kamu sehingga setiap kesalahan segera diperbaiki. 
Contoh : 
Pembelian tunai barang menyebabkan jurnal debit di akun inventaris karena bertambahnya inventaris dan jurnal kredit di akun kas karena berkurangnya uang tunai. 

Gunakan catatan akuntansi kamu untuk memeriksa harga pokok penjualan, laba kotor dan biaya. Bila kamu memiliki banyak transaksi, kamu bisa mengambil sampling untuk nilai yang besarannya cukup signifikan & jumlah angkanya pembulatan kemudian memeriksa transaksinya, daripada harus memeriksa seluruh transaksi yang ada.

3. Bandingkan Catatan Akuntansi Internal dengan Eksternal
Periksa kebenaran pembukuan Anda dengan membandingkan catatan fisik eksternal.
Contoh : 
Kamu dapat membandingkan nota pembelian pemasok kamu dengan catatan pembelian di pembukuan kamu.
 
Perhatikan bahwa persoalan yang timbul karena proses ini mungkin karena kesalahan pihak luar, seperti kesalahan perhitungan oleh pemasok atau pelanggan. Bila kamu menemukan kesalahan apapun, sangatlah penting untuk mengkoreksi kesalahan. Kesalahan apapun dari pihak luar harus segera dikoreksi dengan menghubungi pihak terkait. Selanjutnya, sangatlah penting untuk mendokumentasikan kesalahan tersebut lalu menanyakan pada diri sendiri, mengapa kesalahan itu terjadi & siapa pihak yang bertanggungjawab atas transaksi tersebut. Apakah ini kesalahan pertama kali atau apakah ada masalah dengan ketentuan atau prosedur dasar? Dari sini, kamu dapat berfokus untuk memastikan kesalahan tersebut tidak diulang kembali di masa yang akan datang. Bila kamu memiliki produk fisik atau menggunakan peralatan, anda harus melakukan juga audit internal dengan cek fisik di lapangan. 
Contoh : 
Inventaris atau peralatan harus dihitung dan diinspeksi secara visual dilapangan.

4. Buatlah Laporan Audit Internal
Buatlah daftar temuan menjadi ringkasan audit internal. Laporan audit internal hanyalah dokumen yang merangkum temuan pemeriksaan kamu. Laporan itu akan menginformasikan masalah yang kamu temukan, perbaikan yang akan dilakukan & area pemeriksaan audit internal yang sudah berjalan dengan baik. Oleh karena ini adalah audit internal, tidak dibutuhkan dokumen formal. Dokumen ini hanya berfungsi sebagai referensi atau dapat ditunjukkan ke pihak perpajakan bila usaha anda diperiksa. 

Pentingnya Audit Internal untuk Menghindari Potensi Masalah di Masa Depan 
Sekarang kamu sudah memahami betul pentingnya melakukan audit internal di perusahaan. Tanpa adanya audit internal secara berkala, Anda bisa bayangkan resiko besar yang Anda tanggung dalam perusahaan.
Secara garis besar, 3 potensi masalah yang mungkin timbul bila tidak dilakukan audit internal:
a. Penyalahgunaan keuangan
b. Masalah perpajakan
c. Tidak jelasnya kondisi kesehatan perusahaan.
Dengan mengetahui resiko ini, sudah seharusnya kamu bertindak untuk memulai merencanakan audit internal dalam perusahaan kamu.

Comments

Popular posts from this blog

SEKILAS MENGENAL AKUNTANSI TERAPAN

9 TITIK TOTOK SYARAF UNTUK BERHENTI MEROKOK

LEARN ABOUT AURA