Auditor perlu mempelajari ilmu komunikasi?

Apakah auditor perlu mempelajari ilmu komunikasi?

Menurut Irving Goffman, 1965 pencetus Teori Dramaturgi & juga teknik Impression Management langkah komunikasi yang baik idealnya diawali dengan meningkatkan ketrampilan komunikasi interpersonal termasuk didalamnya menggunakan teknik impression management (Teknik IM).

Teknik IM menjelaskan bagaimana seseorang melakukan komunikasi menggunakan isyarat non verbal untuk membantu mendapatkan impresi yang diinginkan. IM adalah suatu proses saat seseorang individu berusaha mengontrol persepsi orang lain terhadap dirinya.

Selanjutnya mari kita bicara sedikit mengenai komunikasi audit.

Komunikasi Audit

Ada 3 aspek komunikasi yang harus diperhatikan dalam pelaksanaaan Audit yaitu :
1. Komunikasi diinternal tim,
2. Komunikasi auditan dengan auditor dan;
3. Komunikasi auditor dengan pihak eksternal terkait misal : instansi pemerintah, penyidik, pihak ketiga & lain sebagainya.

Apakah auditor perlu mempelajari ilmu komunikasi? (3)

Berdasarkan cara komunikasi, komunikasi dibedakan jadi 2 cara :
1. Komunikasi lisan (verbal), diantaranya yang bisa diperhatikan :
1). Postural : Sikap tubuh.
2). Gestural : Gerakan anggota tubuh.
3). Suara : Volume suara, intonasi, & jeda suara.
4). Ekspresi : Sedih, gembira, kecewa, antusias, malas dll
5). Jarak : Jauh, sedang atau dekat.
6). Kontak mata
7). Cara berpakaian
8). Sentuhan/rabaan.

Untuk point 1 s.d. 8 memang tidak mudah untuk melakukannya, sampai saat ini saya juga masih dalam tahapan mempelajarinya. Namun salah satu mentor yang pernah mengajari saya mengatakan ada tips yang bisa kita lakukan :
a. Berlatih di depan kaca untuk memperdalam visual kita.
b. Minta masukan dari pihak yang netral dari orang dewasa, bisa keluarga atau teman dekat.
c. Minta pendapat yang jujur dari anak kecil yang sudah bisa kita ajak berdiskusi.
d. Berlatih hilangkan filler seperti : "Eeee", "apa namanyaaaaa", "Eennngggg...." dsb.
e. Berlatih intonasi dengan mengucapkan huruf vokal dengan nada pelan, sedang dan tinggi ditempat yang sepi :).

2. Komunikasi tertulis (non verbal).
1). Wawancara permintaan keterangan.
2). Daftar pertanyaan (Kuisioner), digunakan apabila :
3). Konfirmasi
4). Data terbuka
5). Presentasi
6). Notulensi Rapat
7). Laporan Hasil Audit (LHA)

Menurut Martin Tardy, morphopsychologist and grafologis, saat komunikasi ingat prosentase peran sbb :
1. Kata-kata hanya memiliki peran sebesar 7%,
2. Intonasi memiliki peran 38%,
3. Gesture & penampilan fisik memiliki peran yang cukup besar, 55%.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menjalin komunikasi efektif dengan pihak auditee (yang diaudit) yaitu :
1. Komunikasi adalah media pencari solusi & bukan kontradiksi, sehingga komunikasi harus dibangun secara (+).
2. Berbicara & bertindak harus penuh rasa percaya diri
3. Menjaga penampilan, semakin rapi penampilan akan membuat rasa percaya diri tumbuh & membuat lawan bicara menjadi lebih respek sehingga komunikasi yang dilakukan dapat berjalan sesuai harapan
4. Menempatkan diri tidak dominan meski kamu mempunyai power untuk itu & tidak bersikap keras kepala (Stone Head). Kita tahu bahwa komunikasi menciptakan rasa saling percaya & memungkinkan kamu membangun jembatan psikologis terhadap seseorang (David J.Lieberman Ph.d)
5. Bersiaplah sewaktu-waktu menjadi gelas kosong yang selalu siap diisi dengan air, karena auditor bukan merupakan super human yang mengetahui segala sesuatu.

Indikator komunikasi efektif
1. Openess, yaitu adanya keterbukaan.
2. Suppotiveness, yaitu bersifat saling mendukung.
3. Positveness, yaitu bersikap dan berpikiran positif.
4. Emphaty, yaitu memahami perasaan pihak lain
5. Equality, yaitu kesetaraan tidak terlalu dominan.

Harus dihindari dalam komunikasi :
1. Mencecar
2. Labelling
3. Mengancam
4. Menyuruh atau Bossy.

Komunikasi dikatakan tidak efektif :
1. Bertele-tele
2. Malu-malu
3. Marah-marah
4. Maksud penyampaian tidak jelas & tersebunyi
5. Komunikasi 1 arah
6. Komunikasi tidak responsif, tidak nyambung serta tidak terbuka
7. Non verbal yang tidak mendukung

Seorang auditor harus memiliki minimal sedikit pemahaman mengenai komunikasi karena sedikit kesalahan melakukan komunikasi bisa menimbulkan potensi konflik & mempersulit kesepakatan/ negoisasi dalam arti positif yang akan dilakukan.

Manfaat komunikasi yang baik bagi seorang auditor yang saya ketahui adalah :
1. Untuk mempermudah memperoleh data & informasi tentunya.
2. Untuk menambah kemampuan mengendalikan & mempermudah koordinasi kegiatan audit
3. Untuk membantu meningkatkan mutu hasil pelaksanaan kegiatan audit.
4. Untuk memperbaiki kesan atau citra buruk yang sebelumnya melekat pada auditor.
5. Untuk melatih tingkat kepercayaan diri dalam menghadapi berbagai pihak.

Prinsip komunikasi yang efektif
Effective Communication Principle is REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity & Humble)

Bentuk komunikasi audit, umumnya dilakukan dengan cara :
1. Wawancara (sederhananya yang perlu diperhatikan, profile terwawancara, pembukaan, pertanyaan yang menggunakan metode 5W+1H atau bahkan 5W+2H, lokasi tempat wawancara, jarak antara pewawancara dengan terwawancara, penutup)
2. Daftar pertanyaan (Kuisioner), digunakan apabila :
a. Dibutuhkan data kuantitatif.
b. Kendala jarak
3. Konfirmasi, ini bisa menggunakan cara
a. Konfirmasi (+)
b. Konfirmasi (-).
4. Data terbuka, memungkinkan auditor mengumpulkan informasi antar pribadi dalam suatu pertemuan/lebih.
Kelebihan :
a. Menghemat waktu, tenaga & biaya.
Kelemahan :
a. Dapat melibatkan pihak-pihak yang mampu bersikap kurang jujur
b. Pihak yang non dominan cenderung pasif & kurang memberikan kontribusi.
5. Presentasi
6. Rapat
7. Laporan Hasil Audit (LHA)

Salah satu teman yang saya anggap sebagai mentor pernah berpesan kepada saya 5 trik komunikasi yang masih sedikit saya ingat :
1. Rebut perhatiannya.
2. Bangkitkan kebutuhannya.
3. Beri petunjuk cara penuhi/puaskan kebutuhannya.
4. Beri gambaran dalam pikirannya untung &
 rugi yang akan diperoleh.
5. Beri motivasi Ybs melakukan sesuatu sesuai yang kita harapkan.