Investigasi Dasar (Basic Investigation)

Pengertian Investigasi

Investigasi adalah upaya penelitian, penyidikan, pengusutan, pencarian, pemeriksaan & pengumpulan data, informasi serta temuan lainnya untuk mengetahui atau membuktikan kebenaran suatu peristiwa & atau kesalahan dari sebuah fakta yang kemudian menyajikan kesimpulan atas rangkaian temuan & susunan kejadian.

Tahapan Investigasi

Secara Umum Tahap Investigasi sebagai berikut : 

1. Petunjuk awal 

Yaitu adanya informasi awal dari siapapun yang memberikan keterangan tentang adanya indikasi peristiwa penyelewengan atau perbuatan pelanggaran hukum. 

2. Investigasi awal 

Yaitu upaya pengecekan terhadap petunjuk atau informasi awal yang telah diperoleh untuk mengetahui apakah telah terjadi suatu peristiwa penyelewengan atau tidak. 

3. Menyusun Hipotesa yaitu menyusun hipotesa berdasarkan investigasi pendahuluan dalam bentuk sbb :

a.  Profil & modus operasi yang menjelaskan 5W + 1 H (who, what, where, when, why and how)

b. Skema kasus atau flow chart yang menyangkut pihak-pihak yang diduga terlibat dalam kasus penyelewengan dengan maksud untuk memudahkan pemahaman.

c. Perencanaan pembuktian untuk membuktikan adanya peristiwa penyelewengan atau perbuatan pelanggaran hukum

d. Kesaksian dalam wawancara anonim

e. Dokumen atau surat-surat penting sebagai barang bukti

f.  Keterangan calon tersangka

g. Barang bukti

h. Keterangan ahli 

1). Kajian literatur dan wawancara dengan ahli.

Yaitu pendalaman wawancara literatur dan pendalaman para ahli untuk memperluas pemahaman dan menguji hipotesa. 

2) Penelusuran Dokumen dan Informasi Kunci. 

Yaitu pengumpulan dokumen-dokumen dan penggalian informasi dari informen atau orang kunci yang berkaitan dengan adanya kasus pidana atau perdata sebagai referensi untuk lebih mendapatkan pemahaman profil dan kronologis kasus. 

3) Pengorganisasian dan analisis data adalah sbb :

a). Pengorganisasian data adalah mengklarifikasi semua dokumen atau data yang diperoleh berkaitan dengan kasus tersebut.

b) Analisa kasus adalah kegiatan melakukan perbandingan, pemeriksaan bukti tertulis dan rekonsiliasi serta perhitungan kembali untuk membandingkan semua informasi dari informen atau orang kunci dengan tujuan untuk menemukan secara rinci unsur-unsur penyelewengan atau kasus dan modus operanding dari pihak-pihak yang terlibat. 

4) Pelaporan  

Penyusunan laporan tentang dugaan adanya tidakan pidana maupun perdata secara lengap. Adapun susunan laporan sbb :

a).  Latar belakang (data umum)

b).  Profil kasus atau posisi kasus

c).  Kronologis kasus

d).  Pihak-pihak yang terlibat

e).  Indikasi penyimpangan atau penyelewengan

f).  Kerugian yang terjadi

g). Tuntutan terhadap tidnakan pidana atau perdata 

5). Advokasi Kasus

Kendala Investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat hambatan atau kendala,diantaranya sebagai berikut 

a. Waktu (time)

Analis kekurangan sumberdaya waktu, sehingga hanya melakukan sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah biaya.

b. Biaya (Cost)

Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk kegiatan investigasi sehingga manajemen akan memberikan batas biaya.

c. Ilmu Pengetahuan

Manajer sistem informasi cenderung menyuruh analis junior yang belum memiliki keahlian teknik atau pengetahuan yang cukup. Sehingga akan berdampak dari hasil investigasi yang mendalam, matang atau lengkap

d. Politik

Manajemen atau pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi. Campur tangan adalah terdapat pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigasi sehingga akan mengganggu atau menimbulkan kekacauan.

 

Teknik Komunikasi Investigator

Seorang investigator dalam melakukan wawancara dengan target dan lingkungan target harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture). 

Jika kamu mengetahui semua jawaban, pasti kamu tidak akan melakukan kegiatan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem). Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).

Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opinio). Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya & kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.

d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).

Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapat juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies).

Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :

1). Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole)

2). Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

3). Perhatikan dampak anda (observe your effect). 

Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika kamu hadir dan saat kamu tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalahan terdahulu, & sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.

4). Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work). 

Jadilah investigator yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap dan berkesinambungan.

5. Hindari masalah politk (avoid politics). 

Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).

Teknik Tindakan Investigator

Dalam menjalankan tugasnya seorang investigator harus bertidak sesuai dengan kaidah-kaidah investigator. Adapun tidakan yang harus dilakukan oleh seorang investigator adalah sbb :

1. Secara langsung (direct (internal) probes). 

Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter).  Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari  fakta yang terjadi (true group of facts). Terdapat 3 teknik untuk  melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

a. Kuesioner (questionnaires).

Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview). Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden. 

b. Tanya jawab (interview).

Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.

c. Pengamatan (observation).

Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). Duduk bersama dengan pemakai sistem  dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

2. Secara tidak langsung (indirect (external) probes) 

Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

a. Aliran prosedur (procedure flow).

Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi  sebagai penjelasan prosedur operasinya.

b. Imbalan dalam operasional yang sebenarnya.

c. Mempelajari dokumen (document review).

Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.

d. Sampel (sampling).

Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayaran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. Kamu dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya kamu dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk 1 minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih, merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-rata & varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.